Duidelijke Excel bestanden

Reeksnamen

In Excel wordt in formules en functies standaard gebruik gemaakt van celadressen. Zo kan bv in cel A3 de volgende formule worden ingevoerd om de totale kosten te berekenen:  =A1*A2. Deze formule kan beter vervangen worden door de formule =Aantal*Prijs. De voordelen van het gebruik van namen ipv celadressen zijn legio. Zo worden formules gemakkelijk leesbaar, beter te beheren, zijn geen $-tekens nodig tijdens het kopiëren en is eventueel gekoppelde Visual Basic code betrouwbaarder.

Formules en functies

Met name op het gebied van rekenen is Excel zeer krachtig. Op allerlei vakgebieden zijn vele geavanceerde functies beschikbaar. In de praktijk gebruikt u slechts een fractie daarvan. Enkele veel gebruikte werkbladfuncties: som, aantal, als, vert.zoeken, vergelijken, som.als, aantal.als., sommen,als, aantallen.als. Door de juiste functie (formule) in de juiste situatie toe te passen wordt voorkomen dat functies onnodig lang en ingewikkeld worden. Zie ook Namen, Beveiliging.

Datums en tijden in Excel

Omdat veel Excel gebruikers de achtergrond van een datum en een tijd in Excel niet kennen wordt dit onderwerp onnodig ingewikkeld gemaakt of worden bepaalde berekeningen vermeden. Een datum in Excel is gewoon een getal, echter opgemaakt als datum. Zo is 23-jun-2014 het getal 41.813. Dit betekent dat sinds 1 januari 1900 41.813 dagen zijn verstreken. 24-jun-2014 is het getal 41.814.Zo kun je dus gemakkelijk het verschil tussen twee datums berekenen. Als je een factuur stuurt op 7-mei-2014 met een betaling termijn van 60 dagen kun je in Excel met een eenvoudige formule berekenen dat de factuur op uiterlijk 6-jul-2014 betaald moet zijn.
Alles achter de komma kan worden vertaald als een tijd. Het getal 41.813,25 betekent dus 23-jun-2014 om 6:00 ’s morgens. (0,25 betekent dat 1/4 deel van de dag is verstreken; 1/4*24 uur= 6 uur)
Zo kun je dus in Excel gemakkelijk allerlei (over)uren berekeningen maken en complete planningsprogramma’s ontwikkelen.

Voorwaardelijke opmaak

Via voorwaardelijke opmaak kan aan cellen, afhankelijk van de inhoud, automatisch een bepaalde opmaak worden toegekend. Deze opmaak kan bestaan uit een achtergrondkleur, fontkleur of een pictogram in de cellen.

Gegevensvalidatie

Teneinde foutkansen te minimaliseren en een invoerveld gebruikersvriendelijk te maken kan gegevensvalidatie worden toegepast. Zo kan bv worden ingesteld dat een waarde moet liggen tussen 1 en 10, tussen 1-jan-2014 en 31-dec-2041 of dat er een keuze gemaakt moet worden uit de mogelijkheden in een voorgedefinieerde lijst. Een invoer buiten de ingestelde bereiken wordt niet geaccepteerd.

Getalopmaak

Getalopmaak zien we bij bedragen (€), datums (ma 27-jan-14) en percentages (%). Getalopmaak kan ook worden toegepast voor bv “3,5 m3”, “12 stuks” of “1,25 liter”. Het toepassen van dergelijk getalopmaak heeft als voordeel dat er geen extra kolom hoeft te worden gebruikt en dat toch gewoon met deze cellen gerekend kan worden.

Pagina indeling

Via de juiste pagina-instellingen kan worden bereikt dat de af te drukken gegevens netjes worden afgedrukt, dus zonder dat deze onnodig over meerdere pagina’s verdeeld worden. Gebruik kop- en voetteksten voor paginanummering, logo’s, bestandsnamen etc..

Sorteren en filteren

Als een tabel of lijst netjes is opgezet kan hier eenvoudig in gesorteerd en gefilterd worden. Netjes betekent in dit geval dat de lijst aaneensluitend moet zijn. De lijst mag dus geen volledig lege rijen of volledig lege kolommen bevatten. Indien aan deze voorwaarde wordt voldaan kan va deze lijst een tabel worden gemaakt en kan deze met 1 klik worden gesorteerd of gefilterd. U kunt er dan zeker van zijn dan niet alles door elkaar komt te staan.

Draaitabel

Zie Sorteren en filter. Een draaitabel is een dynamische samenvatting van een tabel. Een draaitabel maken stelt niets voor en is in een aantal seconden gereed. Belangrijk is echter dat de achterliggende lijst in orde is en dat de gebruiker weet welke samenvattingsgegevens getoond moeten worden. Probeer niet alles in een draaitafel te verwerken maar maak meerdere draaitabellen.

Grafieken

De basis voor een goede en duidelijke grafiek in Excel is een nette, gestructureerde tabel. Er zijn allerlei exotisch grafiektypen beschikbaar. In ’t algemeen kunt u echter het beste kiezen voor een kolom- lijn- of cirkelgrafiek.
Probeer niet te veel gegevens in één grafiek te verwerken. Dat komt de leesbaarheid niet ten goede. Beter is het de gegevens in meerdere grafieken te verwerken.